Archiefkasten

Archiefkasten, om uw documenten ordelijk en veilig te bewaren

U zult het zelf wel gemerkt hebben. Des te langer u met uw bedrijf bezig bent, des te meer documenten u verzamelt. Natuurlijk heeft u daar rekening mee gehouden. Om succesvol te zijn wist u dat u met een grote hoeveelheid inkoop- en verkoopfacturen geconfronteerd ging worden. Hoe meer, hoe beter; ze geven aan dat u veel omzet en uiteraard ook winst genereert.

Documenten die u conform wet- en regelgeving een aantal jaren dient te bewaren, ook daar hield u rekening mee. Maar misschien bent u wel geschrokken van de grote hoeveelheid marktinformatie die u en uw medewerkers nodig hebben om duidelijk te raadplegen klantendossiers samen te stellen. In de loop der jaren heeft de papierwinkel in uw bedrijf echt grote vormen aangenomen. Nu zoekt u naar een oplossing voor uw documentatie. U wilt ze opslaan, het liefst enigszins uit het zicht, om werkplekken overzichtelijk te houden.

U wilt dat alle informatie geordend kan worden bewaard. En voor bepaalde cruciale informatie zoekt u naar een inbraakveilige en brandveilige opslag. Wat u nodig heeft is een goede archiefkast. Maar de ene archiefkast is de andere niet.

Archiefkasten in alle soorten en maten

Goede archiefkasten zijn relatief gemakkelijk op te bouwen en hebben ofwel een vaste, ofwel een iets meer flexibele indeling. Archiefkasten met flexibele indeling hebben misschien een aantal planken die vast zitten, om zo stevigheid te waarborgen, maar ook planken die u op maat kunt plaatsen. Zo kunt u uw kast indelen naar uw behoefte.

Omdat ze vele jaren mee moeten gaan, zijn ze over het algemeen gemaakt van duurzame materialen zoals hout of metaal. De meeste archiefkasten hebben een puur functioneel uiterlijk, hoewel u – als het voor uw bedrijf van belang is – ook kunt kiezen voor archiefkasten die het karakter van designmeubilair hebben. Deze komen vooral tot hun recht in een luxueus ingerichte directieruimte waar belangrijke relaties worden ontvangen. Voor de documenten voor uw normale bedrijfsprocessen kunt u kiezen uit ladekasten voor hangende dossiermappen of voor afsluitbare archiefkasten. Vooral de roldeurkast is een veel gebruikt en populair model.

Speciale archiefkasten

Een klassieke roldeurkast houdt u tijdens werkuren open en nadien sluit u hem eenvoudig af. Als uw medewerkers tijdens hun werk alleen de roldeurkasten open houden waar ordners te vinden zijn voor het dagelijks gebruik, straalt hun werkruimte netheid en rust uit. Voor belangrijke documenten en privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld uw personeelsarchief, is het verstandig om te kiezen voor archiefkasten die ook echt goed kunnen worden afgesloten en bovendien bestand zijn tegen inbraak en brand. Brandwerende archiefkasten zijn uw investering meer dan waard. De gevolgen van inbraak of brand kunnen zo groot zijn dat de continuïteit van uw bedrijf in gevaar komt. Adequate maatregelen zijn vereist en vaak ook een eis van uw brand- of inboedelverzekeraar.

Een betrouwbare leverancier en adviseur

Archiefkasten zijn een investering voor langere tijd. Toch is het goed mogelijk om bij de aanschaf te profiteren van aanzienlijke voordelen. Een leverancier als Brixxo zal u niet alleen archiefkasten verkopen tegen een scherpe prijs, maar u ook adviseren welke archiefkasten het beste bij uw bedrijfsvoering passen. Daarnaast verkopen ze ook tweedehands archiefkasten, maar uitsluitend nadat ze grondig gereinigd zijn en volledig gecontroleerd op een goede werking. En daar krijgt u garantie op.

Redactie